Mange regnskapsbyråer vokser først og fremst gjennom anbefalinger. En fornøyd kunde tipser en bekjent, en tidligere kollega starter selskap, eller en lokal bedrift spør hvem andre bruker som regnskapsfører. Dette kan være en svært god kilde til nye oppdrag, men den er også vanskelig å styre.
Problemet oppstår når anbefalinger blir den eneste reelle salgskanalen.
Da vet ikke byrået hvor mange nye henvendelser som kommer neste måned, hvilke typer kunder som tar kontakt eller om veksten stopper dersom eksisterende kunder slutter å anbefale videre. For et regnskapsbyrå som ønsker jevnere vekst, kan det derfor være smart å bygge en mer systematisk metode for å finne og følge opp potensielle kunder.
Målet er ikke å slutte å bruke anbefalinger. Målet er å kombinere dem med aktiv prospektering, målrettet markedsføring og strukturert salgsoppfølging.
Start med å bestemme hvilken type kunde dere faktisk vil ha
Det er lett å tenke at alle selskaper som trenger regnskapstjenester er potensielle kunder. I praksis kan dette være en dårlig strategi.
Noen kunder krever mye oppfølging, har lave marginer eller passer dårlig med måten byrået arbeider på. Andre kunder kan være enklere å betjene, mer lønnsomme og mer interessante på lang sikt.
Derfor bør byrået først definere hva en god kunde faktisk er.
Det kan handle om selskapsstørrelse, bransje, antall ansatte, geografisk område, omsetning eller hvilke tjenester kunden trenger.
Et regnskapsbyrå kan for eksempel ønske å jobbe med små og mellomstore aksjeselskaper i en bestemt region. Et annet kan være spesialisert på restauranter, konsulentselskaper, bygg, eiendom eller netthandel.
Jo tydeligere idealprofilen er, desto enklere blir det å finne riktige prospekter.
Se på de beste kundene dere allerede har
Eksisterende kunder er ofte det beste utgangspunktet for å forstå hvem dere bør lete etter.
Velg ut noen av kundene dere helst vil ha flere av. Se på hva de har til felles.
Er de i samme bransje? Har de omtrent samme størrelse? Kjøper de flere tjenester enn andre kunder? Er de enkle å samarbeide med? Har de stabile behov?
Denne analysen kan gjøre prospekteringen langt mer presis.
Hvis dere oppdager at de beste kundene er konsulentselskaper med fem til tretti ansatte, kan salgsarbeidet konsentreres rundt lignende virksomheter.
Da slipper dere å bruke tid på selskaper som sannsynligvis aldri blir gode kunder.
Ikke vent på at kunden skal finne dere
Mange regnskapsbyråer har en passiv salgsmodell.
De har en nettside, kanskje noen innlegg i sosiale medier og håper at nye kunder tar kontakt.
Dette kan fungere, men det gir liten kontroll over pipeline.
Aktiv prospektering betyr at byrået selv identifiserer selskaper som passer målgruppen og tar initiativ til dialog.
Det trenger ikke bety aggressivt telefonsalg.
Det kan være en kort og relevant e-post, en introduksjon på LinkedIn eller en invitasjon til en uforpliktende samtale.
Forskjellen er at byrået selv velger hvilke bedrifter det ønsker å arbeide med.
Bruk firmadata til å finne relevante selskaper
Det finnes store mengder offentlig og kommersiell firmainformasjon som kan brukes til å finne potensielle kunder.
I stedet for å lage tilfeldige lister kan byrået filtrere bedrifter etter kriterier som bransje, størrelse, lokasjon og selskapsform.
Dette gjør prospekteringen langt mer effektiv.
Dersom et regnskapsbyrå ønsker nye kunder innen bygg og anlegg i Oslo-området, kan det fokusere på selskaper som passer denne profilen i stedet for å kontakte alle typer virksomheter.
Et konkret eksempel: i Aventra CRM åpner du Prospektering og velger Nytt søk. Under Generelt velger du AS, under Økonomi slår du på Inntekter og setter minimum til 800 TNOK, og under Roller og status velger du «Nei – mangler regnskapsfører». Da sitter du igjen med aksjeselskaper som har omsetning, men ingen registrert regnskapsfører.
Filteret viser bare at rollen ikke er registrert, ikke at bedriften står uten hjelp. Bruk første samtale til å finne ut hvordan økonomiarbeidet løses i dag, og legg de aktuelle selskapene inn i CRM-et med kontaktperson og en oppgave for neste steg. Aventra har en steg-for-steg-gjennomgang av søket i guiden finn nye kunder til regnskapsbyrået.
Prioriter prospektene før dere tar kontakt
En vanlig feil er å lage en stor liste og deretter starte øverst.
Det er sjelden den mest effektive metoden.
Prospektene bør først prioriteres.
Noen selskaper passer perfekt med målgruppen. Andre passer bare delvis. Noen bør kanskje ikke kontaktes i det hele tatt.
En enkel prioriteringsmodell kan være nok.
Byrået kan for eksempel gi høy prioritet til selskaper som passer både på bransje, størrelse og geografi.
Bedrifter som bare matcher ett kriterium kan få lavere prioritet.
På denne måten bruker salgsteamet mest tid på de selskapene som har størst sannsynlighet for å bli gode kunder.
Finn signaler som kan tyde på behov for ny regnskapsfører
Timing betyr mye.
Et selskap kan være perfekt for byrået, men likevel være fornøyd med sin eksisterende leverandør.
Det kan derfor være nyttig å se etter signaler som tyder på at virksomheten kan ha nye behov.
Eksempler kan være rask vekst, nyansettelser, endringer i ledelsen, etablering av nye selskaper eller mer komplekse økonomiske forhold.
Et selskap som vokser fra fem til tjue ansatte kan plutselig ha helt andre behov innen lønn, rapportering og økonomistyring.
En virksomhet som åpner flere lokasjoner kan også få større behov for struktur og oppfølging.
Slike signaler kan gjøre kontakten mer relevant.
Ikke selg regnskapstjenester for tidlig
Første kontakt bør ikke nødvendigvis handle om å selge hele tjenesten.
Målet bør være å starte en dialog.
En kort melding som viser forståelse for virksomheten fungerer ofte bedre enn en lang presentasjon av byrået.
Det er viktig å unngå generiske formuleringer.
En melding som kunne vært sendt til tusen selskaper vil sannsynligvis bli behandlet som nettopp det.
Vis heller hvorfor dere tar kontakt.
Hvis dere arbeider med mange selskaper i samme bransje, kan dette være relevant. Hvis dere ser at virksomheten vokser, kan dere knytte budskapet til økt behov for økonomisk struktur.
Jo mer relevant henvendelsen er, desto større er sjansen for svar.
Bruk innhold til å bygge tillit før salget
Regnskap handler om tillit.
Bedrifter gir regnskapsføreren tilgang til sensitiv økonomisk informasjon, og bytte av leverandør kan oppleves som en stor beslutning.
Derfor er det ofte smart å bygge troverdighet før salgsdialogen starter.
Artikler, guider og faglige innlegg kan brukes til dette.
Et regnskapsbyrå kan skrive om temaer som lønn, skatt, årsoppgjør, likviditet, økonomistyring eller vanlige feil i små selskaper.
Når potensielle kunder finner nyttig innhold fra byrået, blir det lettere å oppfatte virksomheten som kompetent og relevant.
Dette kan også gjøre kaldere salgsprospekter varmere.
Lag innhold for bestemte bransjer
Generelt innhold om regnskap har ofte høy konkurranse.
Mer spesialisert innhold kan være langt mer effektivt.
Et regnskapsbyrå som ønsker restauranter som kunder kan for eksempel lage innhold om økonomistyring i restaurantdrift.
Et byrå som ønsker konsulentselskaper kan skrive om lønn, fakturering og overskudd i små konsulentselskaper.
Denne typen innhold viser at byrået forstår utfordringene i bransjen.
Det kan også gi selgerne noe relevant å dele når de tar kontakt med potensielle kunder.
Søkemotorer kan være en langsiktig kundekanal
Mange bedrifter søker aktivt etter regnskapsfører når behovet oppstår.
Det kan derfor være smart å være synlig når potensielle kunder leter.
Nettsiden bør ha tydelige sider for tjenestene byrået tilbyr.
Hvis virksomheten arbeider lokalt, kan det også være nyttig å lage relevant innhold for geografiske søk.
Søkemotoroptimalisering gir sjelden raske resultater, men kan over tid bli en stabil kilde til henvendelser.
Kombinasjonen av aktiv prospektering og organisk synlighet kan gi en bedre balanse mellom utgående og inngående salg.
LinkedIn kan brukes mer strategisk
LinkedIn er relevant for mange regnskapsbyråer fordi beslutningstakere ofte er aktive der.
Plattformen kan brukes både til research, synlighet og direkte kontakt.
Byrået kan identifisere daglige ledere, økonomiansvarlige og gründere i relevante virksomheter.
Samtidig kan medarbeidere publisere faglig innhold som bygger troverdighet.
Det viktigste er å unngå at all aktivitet blir ren reklame.
Korte råd, observasjoner og praktiske forklaringer kan ofte fungere bedre enn stadige salgsbudskap.
Over tid kan dette gjøre det lettere å starte samtaler med potensielle kunder.
Ikke undervurder lokal synlighet
For mange små og mellomstore virksomheter er geografi fortsatt viktig når de velger regnskapsfører.
Selv om mye arbeid gjøres digitalt, kan det være betryggende å vite at leverandøren forstår det lokale næringslivet.
Regnskapsbyråer kan derfor arbeide aktivt med lokale nettverk, næringsforeninger og arrangementer.
Samarbeid med advokater, banker, konsulenter og andre rådgivere kan også skape nye introduksjoner.
Forskjellen fra tradisjonelle anbefalinger er at disse relasjonene kan bygges systematisk.
Byrået trenger ikke bare håpe på at noen sender en kunde videre.
Lag en enkel salgsprosess
Når nye prospekter begynner å komme inn fra flere kanaler, trenger byrået struktur.
En enkel salgsprosess kan bestå av noen få steg.
Først identifiseres et relevant selskap. Deretter gjennomføres første kontakt. Hvis selskapet viser interesse, bookes et møte. Etter møtet kan et tilbud sendes. Til slutt registreres avtalen som vunnet eller tapt.
Det viktigste er at alle bruker samme prosess.
Da blir det lettere å forstå hvor mange potensielle kunder byrået faktisk arbeider med.
Ledelsen kan også se hvor salgene stopper opp.
Registrer alltid neste aktivitet
En av de vanligste årsakene til tapte salg er manglende oppfølging.
En potensiell kunde sier kanskje at den vil vurdere tilbudet og komme tilbake. Tre uker senere har ingen tatt kontakt.
Dette bør unngås.
Hver aktiv salgsmulighet bør ha en definert neste aktivitet.
Det kan være en telefon, en e-post eller et møte.
Når neste steg alltid registreres, blir salgsprosessen mer forutsigbar.
Selgeren trenger ikke huske alt selv, og færre muligheter forsvinner mellom andre arbeidsoppgaver.
Bruk CRM til mer enn kontaktlagring
Et CRM-system bør ikke bare være en digital adressebok.
Det bør hjelpe byrået med å forstå hvor hver potensiell kunde befinner seg i salgsprosessen.
Her kan man samle kontaktinformasjon, møtehistorikk, oppgaver, tilbud og neste aktiviteter.
Dette blir spesielt viktig når flere personer arbeider med salg.
Hvis én medarbeider er borte, skal en kollega raskt kunne forstå hva som har skjedd.
En løsning som Aventra kan være relevant for bedrifter som ønsker å kombinere firmadata, prospektering og CRM i en mer samlet arbeidsflyt.
Følg opp raskt når noen viser interesse
Responsen bør være rask når en potensiell kunde tar kontakt.
Hvis noen fyller ut et kontaktskjema eller svarer positivt på en e-post, er interessen vanligvis høyest akkurat da.
Ventetid kan redusere sannsynligheten for videre dialog.
Lag derfor en tydelig rutine for hvem som følger opp nye henvendelser.
I et lite byrå kan én person ha dette ansvaret.
I større virksomheter kan leads fordeles etter bransje, geografi eller størrelse.
Det viktigste er at ingen henvendelser blir liggende.
Still bedre spørsmål i første møte
Første møte bør ikke være en lang presentasjon av byrået.
Bruk mesteparten av tiden på å forstå kunden.
Spør hvordan regnskapsarbeidet håndteres i dag, hvilke utfordringer de opplever og hva de ønsker å forbedre.
Finn ut hvilke systemer de bruker og hvilke tjenester de allerede kjøper.
Dette gjør det lettere å forstå om kunden faktisk passer.
Det gir også bedre grunnlag for et relevant tilbud.
Jo mer konkret tilbudet er knyttet til kundens behov, desto mindre føles det som en standardpakke.
Ikke konkurrer bare på pris
Pris er viktig, men regnskapstjenester er vanskelig å sammenligne utelukkende på timepris.
Et byrå kan skille seg ut gjennom bransjekunnskap, tilgjengelighet, teknologi, rådgivning eller responstid.
Dette bør kommuniseres tydelig.
Hvis tilbudet bare består av en pris og en liste over tjenester, blir det vanskelig for kunden å forstå hvorfor ett byrå er bedre enn et annet.
Forklar heller hvilken verdi samarbeidet gir.
Kanskje byrået er spesielt godt på rask rapportering. Kanskje det har sterk kompetanse innen lønn eller bestemte bransjer.
Tydelig posisjonering kan redusere behovet for å konkurrere på laveste pris.
Lag en plan for oppfølging etter tilbud
Et sendt tilbud er ikke slutten på salgsprosessen.
Ofte er det starten på den viktigste delen.
Mange potensielle kunder trenger tid til å diskutere internt eller sammenligne flere leverandører.
Bestem derfor hvordan tilbud skal følges opp.
En enkel rutine kan være å avtale oppfølging allerede når tilbudet sendes.
Da vet begge parter når neste kontakt skjer.
Det oppleves ofte mer profesjonelt enn gjentatte uventede e-poster.
Mål hvor kundene kommer fra
Hvis byrået ønsker mer forutsigbar vekst, må det vite hvilke aktiviteter som faktisk fungerer.
Registrer derfor hvordan nye kunder først kom i kontakt med virksomheten.
Det kan være gjennom anbefaling, Google, LinkedIn, direkte prospektering, arrangementer eller samarbeidspartnere.
Over tid blir det mulig å se hvilke kanaler som gir best kunder.
Kanskje LinkedIn gir mange henvendelser, men få salg. Kanskje lokal SEO gir færre henvendelser, men høy konvertering.
Slike data gjør det enklere å prioritere markedsføringsbudsjettet.
Se på hele konverteringen
Antall leads er ikke nok.
Byrået bør følge hele salgsreisen.
Hvor mange potensielle kunder kontaktes? Hvor mange svarer? Hvor mange booker møte? Hvor mange mottar tilbud? Hvor mange blir kunder?
Dette gjør det mulig å finne svakheter.
Hvis få svarer på første kontakt, kan budskapet være feil.
Hvis mange møter gjennomføres, men få tilbud sendes, kan målgruppen være dårlig definert.
Hvis mange tilbud sendes, men få aksepteres, kan pris, posisjonering eller salgsoppfølging være problemet.
Når disse tallene følges over tid, blir salgsarbeidet mer systematisk.
Lær av tapte salg
Tapte salg bør ikke bare slettes fra CRM.
De kan gi nyttig informasjon.
Registrer hvorfor kunden valgte en annen løsning.
Var prisen for høy? Var kunden fornøyd med nåværende regnskapsfører? Manglet byrået en bestemt tjeneste? Var timingen feil?
Når de samme årsakene gjentar seg, bør strategien justeres.
Dette kan også forbedre prospekteringen.
Hvis bestemte typer selskaper nesten aldri kjøper, bør salgsteamet kanskje slutte å prioritere dem.
Lag en fast rytme for prospektering
Aktivt salg fungerer best når det gjøres regelmessig.
Hvis prospektering bare skjer når kalenderen er tom, blir pipeline ujevn.
Bestem derfor hvor mye tid som skal brukes hver uke.
Det kan være noen timer til å identifisere nye selskaper, noen timer til første kontakt og faste perioder til oppfølging.
Dette gjør kundeanskaffelsen til en prosess i stedet for et prosjekt.
Over tid kan selv relativt små aktiviteter gi en stabil strøm av nye muligheter.
Automatiser det repetitive, ikke relasjonen
Det finnes mange muligheter for å automatisere salgsarbeid.
Automatisering kan være nyttig for oppgaver som påminnelser, registrering og enkel segmentering.
Men regnskapstjenester er tillitsbaserte.
Den personlige dialogen bør derfor ikke automatiseres bort.
En automatisert påminnelse om at en kunde skal følges opp kan være svært nyttig.
En serie generiske e-poster som later som de er personlige kan derimot skade troverdigheten.
Bruk teknologi til å frigjøre tid til bedre samtaler.
Gjør det enkelt å bytte regnskapsfører
Selv interesserte kunder kan utsette beslutningen fordi de tror et bytte blir komplisert.
Dette bør regnskapsbyrået ta på alvor.
Forklar tydelig hvordan overgangen fungerer.
Hvilke dokumenter trengs? Hvem kontakter tidligere regnskapsfører? Hva må kunden gjøre selv? Hvor lang tid tar prosessen?
Jo mindre risiko og arbeid kunden opplever, desto lettere blir beslutningen.
En god onboarding-prosess kan derfor også være et salgsargument.
Bruk eksisterende kunder mer strategisk
Selv om målet er å bli mindre avhengig av anbefalinger, bør byrået fortsatt ta vare på denne kanalen.
Forskjellen er at den kan håndteres mer bevisst.
Fornøyde kunder kan spørres om de kjenner andre virksomheter som kan ha behov for hjelp.
Det kan også være nyttig å lage kundehistorier eller caser som viser hva byrået har bidratt med.
Dette bygger troverdighet samtidig som nye salgsaktiviteter gjennomføres.
Anbefalinger blir da én av flere kanaler, ikke hele strategien.
Ikke forsøk å vinne alle kunder
Et regnskapsbyrå bør også være villig til å si nei.
Dårlige kundeforhold kan bruke mye kapasitet og redusere lønnsomheten.
Hvis et selskap ikke passer idealprofilen, har urealistiske forventninger eller kun velger leverandør basert på laveste pris, kan det være riktig å ikke gå videre.
En tydelig salgsstrategi handler like mye om å velge bort som å velge inn.
Når byrået fokuserer på de riktige kundene, blir både salg og leveranse enklere.
Bygg en salgsprosess som kan gjentas
Den største fordelen med systematisk kundeanskaffelse er forutsigbarhet.
Byrået vet hvilke målgrupper som prioriteres, hvor nye prospekter finnes, hvordan de kontaktes og hvordan oppfølgingen skjer.
Resultatene kan måles og forbedres over tid.
Hvis en bestemt bransje gir gode kunder, kan innsatsen økes der.
Hvis et budskap gir dårlig respons, kan det testes på nytt.
Hvis én kanal gir svært gode møter, kan mer tid brukes på den.
Dette er vanskelig når all vekst kommer tilfeldig gjennom anbefalinger.
Målet er en jevn strøm av riktige kunder
Et regnskapsbyrå trenger ikke hundrevis av nye leads hver måned.
Det trenger nok relevante muligheter til å opprettholde ønsket vekst.
En god strategi kombinerer derfor flere kanaler.
Anbefalinger kan fortsatt være verdifulle. Søkemotorer kan gi innkommende henvendelser. Faglig innhold kan bygge tillit. Aktiv prospektering kan fylle pipeline med selskaper byrået selv har valgt.
Når dette kombineres med tydelige rutiner for oppfølging, får virksomheten langt større kontroll over kundeveksten.
Resultatet er en salgsprosess som ikke stopper dersom anbefalingene blir færre.
For regnskapsbyråer som ønsker å vokse over tid, kan denne forutsigbarheten være minst like viktig som antallet nye kunder i en enkelt måned.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan kan et regnskapsbyrå få flere kunder?
En god strategi kombinerer flere kanaler, blant annet anbefalinger, aktiv prospektering, søkemotoroptimalisering, LinkedIn, faglig innhold og lokale nettverk. Det viktigste er å definere målgruppen tydelig og ha en fast prosess for oppfølging.
Hvordan finner man bedrifter som trenger regnskapsfører?
Start med å definere selskapsprofilen dere ønsker. Bruk deretter firmadata og markedsinformasjon til å identifisere selskaper som passer. Vekst, nye ansatte eller organisatoriske endringer kan også indikere at behovene er i ferd med å endre seg.
Er kaldt salg effektivt for regnskapsbyråer?
Det kan fungere dersom kontakten er relevant og målrettet. Generiske masseutsendelser gir ofte svakere resultater. En kort, personlig henvendelse til et selskap som passer målgruppen kan være langt mer effektiv.
Bør regnskapsbyråer bruke CRM?
CRM kan være nyttig når byrået arbeider aktivt med flere potensielle kunder samtidig. Systemet kan brukes til å holde oversikt over dialog, møter, tilbud og neste oppfølging.
Hva bør et regnskapsbyrå skrive om på nettsiden?
Innhold bør svare på spørsmål potensielle kunder faktisk har. Temaer kan inkludere lønn, skatt, årsoppgjør, økonomistyring, rapportering og bransjespesifikke utfordringer.
Hvordan unngår man å bruke tid på dårlige leads?
Definer en tydelig idealprofil og prioriter selskaper etter kriterier som størrelse, bransje og behov. Diskvalifiser tidlig prospekter som ikke passer, slik at mer tid kan brukes på bedre salgsmuligheter.
Hvor ofte bør potensielle kunder følges opp?
Det finnes ingen fast regel som passer alle, men hver aktiv salgsmulighet bør ha en definert neste aktivitet. Avtal gjerne tidspunktet for neste kontakt direkte med kunden i stedet for å basere oppfølgingen på tilfeldige påminnelser.